物业服务规范用语及电话接听技巧

2017-10-24

、语言艺术及用语规范
  1、敬语:
  前台接待是比较正式的场合,应尽量使用敬语。主要包括:您、请、贵方、阁下、请多指教、包涵、请稍等、谢谢、对不起、再见。
  2、文明用语:
  (1)问候招呼时:早上好、您好、晚安;
  (2)感谢时:谢谢、十分感谢;
  (3)歉意时:对不起、请原谅;
  (4)应答时:没关系、不客气、是我应该做的;
  (5)推托时:很遗憾、不能帮您的忙、谢谢好意;
  (6)送客时:再见、欢迎下次光临。
  3、服务工作中的基本用语
  (1)接待时:欢迎您、欢迎光临;
  (2)接受吩咐时:是的、明白了、清楚了;
  (3)向客人道歉:实在对不起;
  (4)业主向你致谢时:请别客气、很高兴为您服务、这是我应该做的;
  (5)不能马上接待时:请稍等一下;
  (6)对待稍等的客人打招呼:对不起、让您久等了。
  4、服务忌语
  (1)顾客咨询时,禁止说:
  a)不知道
  b)我不懂()
  c)我不管,你打电话去别处问
  d)不是告诉你了吗?怎么还不明白。
  e)有完没完?
  f)电话已经接通了,快讲话。
  g)我只是接受咨询的,你找我也没有用。
  (2)业务忙时,禁止说:
  a) 急什么,慢慢来;
  b)我一直忙着,你等下打过来;
  c)不是已经和你讲过了,还要问。
  (3)计算机(线路)暂时出现故障时,禁止说:
  a) 机器坏了,暂时查不了;
  b) 明天再来吧;
  c)机器坏了,又不是我的原因,你等等吧。
  (4)业主对前台机(线路)经常出现故障抱怨时,禁止说:
  a) 我有什么办法,又不是我让它坏的;
  b) 这是电信局的事,有意见找电信局去;
  c) 我怎么知道什么时间能修好啊。
  (5)受到批评时,禁止说:
  a) 有意见找领导去;
  b) 我的态度就是这么样,你能怎么着;
  c) 有意见簿,写意见去;
  d) 愿上哪告上哪告;
  e)你可以投诉,尽管去投诉我(他们)好了。
  (6)临近下班时,禁止说:
  a) 别进来了,该下班了;
  b) 怎么不早点来。

 


  二、微笑及重要的第一声
  当咱们打电话给XX单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样如果做为一名专业的客服人员说:“您好,这里是 XX物业服务中心。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有很好印象。因此要记住,接电话时,应有 我代表企业形象 的意识,其次,微笑会促进大脑内啡呔的分泌,使人开心愉悦。同时微笑也会增强人体免疫功能,分泌健康的激素,令人充满活力。
  1、电话响铃多久接听
  (1)不要在铃声第一次响起时就接听电话。
  (2)也不要太久接听电话,遵守铃声不过三声原则,这样可以给客人高效的感觉。
  (3)无特别情况时,不要让他人代听电话。
  (4)铃响很久才接听,通话前向对方致歉。
  2、注意声音和表情
  (1)说话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,不能大吼也不能喃喃细语,而应该用正常的声音并尽量用热情和友好的语气。
  (2)同时还应该调整好你的表情,要知道微笑也可以通过电话传递。积极使用礼貌用语,传递好电话重要的第一声是非常重要的。
  (3)当你在尖锐而又无力摆脱的纠缠中学会微笑的时候,那么一切问题都将迎刃而解。
  3、如何作自我先容
  (1)礼貌性的应答:您好,XX物业服务,××ד(做自我先容时应该一气合成,单位、部门及工号或(工牌号)一起报)很高兴为您服务/请问有什么可以帮您,请讲!
  (2)表明自己身份后并确认电话接听者身份(代姓称呼,如:张女士/先生等)
  (3)提供帮助,如:我能帮您做点什么?
  4、接听电话规范用语
  (1)首问语(招呼语)
  您好,XX物业服务,很高兴为您服务/请问有什么可以帮您,请讲!
  意外一:电话进来客户没有声音
  您好,您的电话已接通,请讲!”
  (重复两遍),对不起,您的电话没有声音,我稍后给您回电,感谢您的合作,再见!”
  意外二:客户声音太轻或有杂音
  对不起,先生/女士,您的电话听不清楚,请您大声点,好吗?” (仍然无效) “对不起,您的电话听不清楚,我稍后给您回电,感谢您的合作,再见!”
  意外三:客户打错电话时
  对不起,这里是XX物业服务,您这个问题需要跟XX部门联系,现在我把他们的联系电话告诉您,您看可以吗?”
  对不起,这里是XX物业服务,请查证后再拨,若您有相关业务需要咨询请随时拨打,谢谢合作,再见!”
  意外四:客户一进来就大发脾气
  对不起,给您造成不便,敬请原谅。请您慢慢说好吗?我会尽量帮您解决的。
  (2)询问
  请问有什么可以帮到您?
  询问客户的姓氏或姓名:
  请问先生/女士您贵姓?
  请问您是XX先生/女士吗?
  对话中必须以“X先生、女士称呼对方。
  (3)等待
  a)需要查询时:对不起,请稍等。
  b)客户等待中:正在为您查询,请稍侯。
  c)遇到客户责备动作慢时:对不起,让您久等了,咱们会尽快为您查询。
  d)重接电话时:感谢您的耐心等待。
  (4)回答
  情形一:未听清客户所说
  “X先生/女士,很抱歉,我刚才没有听清楚,请您再说一遍,好吗?”
  情形二:无法及时回答客户问话时
  很抱歉,请问X先生/女士方便留下您的联系电话吗?我核实好了马上跟您联系,您看这样可以吗?或者:很抱歉X先生/女士,您的问题需要向XX部门咨询,请问方便留下您的联系电话吗,稍后我让他们打电话给您?
  情形三:如果由于电脑系统等原因暂时无法
  为客户服务时——很抱歉,现在系统故障,请您留下您的联系电话,咱们尽快给您回电,您看这样可以吗?
  情形四:受到客户批评时
  感谢您的教导,我会马上改正的!欢迎您为咱们提出宝贵意见。
  情形五:如果客户表示对客服人员感谢时
  不客气,这是咱们应该做的。
  (5)确认
  a)在向客户说明完毕时应确认客户是否完全明白:
  “X先生/女士,请问我刚刚是否说明清楚了?”
  请问我的回答您清楚了吗?”
  b)通话结束前:
  请问还有什么可以帮到您的?
  c)结束通话:
  感谢您的来电,祝您生活愉快,再见!
  感谢您的来电,祝您节日愉快,再见!
  (如果客户没有主动挂机,咱们也应该等待3秒后再挂机)

 


  三、从倾听开始
  在沟通中你要充分重视的重要性,你能善于表达出你的观点与看法,抓住业主的心,使业主接受你的观点与看法。这只是你沟通成功的一半。那成功的另一半就是善于听业主的倾诉,会不会与人沟通,能不能与人达到真正沟通的重要标志,做一名忠实的听众,同时,让业主知道你在听,不管是赞扬还是抱怨,你都得认真对待。
  ——提升倾听能力的技巧
  1、永远不要有意打断业主。
  2、清楚的听出对方的谈话重点。
  3、适时地表达自己的意见。
  4、肯定对方的谈话价值。
  5、避免虚假的反应。
  6、不能只会倾听,还要通过提问,引导业主完成整个倾诉。
  7、在倾听投诉业主的时候,不但要听他表达的内容还要注意他/她的语调与音量,这有助于你了解业主语言背后的内在情绪。
  8、要通过说明与澄清确保你真正了解了业主的问题。例如,你听了业主反映的情况后,根据你的理解向业主说明一遍。
  9、认真倾听业主,向业主说明他/她所表达的意思并请教业主咱们的理解是否正确,都向业主显示你对他的敬重以及你真诚的想了解问题。这也给客户一个机会去重申他/她没有表达清晰的地方。
  10、要积极地去倾听。通常情况下,心烦意乱时,他/她们想要的就是你乐意去倾听他/她们的担忧。

 


  四、保持积极的服务态度
  随着业主生活水平的不断提高,业主对物业服务工作人员的服务态度也加强了关注,即使那些生气的业主/客户会使你精疲力竭,也不要让他们再重提生气的事情,或者贬低企业、同事或服务水平来附和他们。这只会火上浇油。如果合适,你在倾听过程中可以面带微笑,态度平和,偶尔插入一些积极的评语,然后设法找到一个有效的解决方法。
  ——培养良好的服务态度
  (1)只有你具有良好的态度,才能让业主/客户接受你,了解你;
  (2)在沟通时,要投入你的热情;
  (3)在沟通时,你要像对待的朋友一样对待你的业主/客户。
  (4)要有一个平和的心态、万一发生了什么令人不愉快的事情,也应该微笑面对,不失风度。控制自己的情绪,宰相肚里能撑船对于客户服务工作同样适用!
  (5)以真诚的态度对待业主的同时,也要在电话沟通过程中拥有热情的服务态度对待每一位业主/客户,沟通才有可能成功。
  (6)“真诚的服务态度是沟通能否取得成功的必要条件。
  ——服务态度技巧
  (1)业主/客户是咱们得衣食父母
  (2)您所接听或播出的每个电话都是重要
  (3)客户抱怨时,针对的是企业而不是你个人
  (4)说话时保持微笑
  (5)正确对待业主/客户的批评
  (6)表达对业主/客户的同情与理解

 


  五、赞美他人的语言技巧
  赞美是一件好事情,但如何在工作中适当地赞美业主/客户,却不是一件易事。若在赞美别人时,不掌握一定的技巧,很难收到好的效果。真诚赞美业主/客户其实也是自己进步的开端。只有当自己抱着开朗、乐观的态度面对生活时,才能被别人的优点和长处所吸引;赞美是双方沟通的润滑剂。
  ——赞美他人的语言技巧
  (1)赞美客户不等于拍马,而是一种艺术。
  (2)赞美要自然。
  (3)赞美是肯定业主/客户的同时也肯定了自己。
  (4)赞美要适合于环境和时间。
  (5)赞美的目的:为了让你的客户有被敬重的感觉,但是赞美绝不等于拍马屁,赞美要发自于内心,不带有任何目的性的,因而要掌握适度原则。
  ——赞美要有
  (1)赞美应真诚:人总是以心换心的,你只要对别人做出赞美的真诚,发自内心的,是肺腑之言,真诚的赞美才能被接受被理解。
  (2)赞美应看对象:赞美要对准对方的兴奋点,根据对方的学问修养、脾气秉性、心理特性、所处背景、角色关系、语言习惯乃至职业特点、性别年龄、个人经历等不同来赞美。如对常识分子,他们看重的是业务能力、学术成果;对企业家,他们自诩的是自己的创业史与企业的经济效益;对普通妇女,她们引以为荣的则往往是治家有方,或孩子听话;对于商人,如果你称赞他脑子灵活、手腕高明,懂得生意经,他可能会高兴;对年轻人,你赞他一表人才,并举出几点证明他的将来大有作为,他会引你为知己;对老年人,如果你夸他的子孙出类拔萃,他也一定喜欢你。
  (3)赞美要把握好时机:注意了解并通过电话聆听对方的声音与语气是很重要的一个过程,如果对方恰逢情绪特别低落,或者有其他不顺心的事情,过分的赞美往往让对方觉得不真实,所以一定要注重对方的感受。
  (4)赞美要注意分寸:赞美不可过分。肉麻的吹捧,不仅会降低自己的人格,也会令对方反感。或者恭维、奉承频率过高,也会令人讨厌。赞美要注意分寸,只有适度的赞美才会令人感到欣慰。
  真诚地赞美,是拉近与客户距离的最好方式。在电话的交流中,声音是可以赞美对方的第一点。在与客户的交流中,只要客服人员细心凝听,实际上可以通过声音掌握到客户很多方面的信息,例如:年龄、教育程度、做事情的态度等等。

 


  六、通话内容的圆满结束
  1、通话圆满结束规范要领
  在客服人员接听电话的声音要不急不慢,并始终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子。接电话中,要勤说请问对不起请稍等之类的谦词。
  在电话铃响的第二声、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说您好,绿城物业服务,忌以开头。如果因故迟接,要向来电者说对不起,让您久等了。总而言之,通过电话,客服人员应该给来电者留下这样一个印象:企业是一个礼貌、温暖、热情和高效的单位。
  2、当咱们接到一个电话时,应该遵循以下规范流程:
  (1)首先应该说:“XX物业服务,×××(做自我先容时应该一气合成,单位、部门及工号或(工牌号)一起报)很高兴为您服务/请问有什么可以帮您,请讲!”;
  (2)如果业主要查询某部门的电话,礼貌告知:请稍等,然后将电话告知业主;
  (3)如果业主要查询企业领导电话,礼貌询问客人姓名、单位,视情况告知业主电话。
  (4)如果来电者拨错了号码,应该说““对不起,这里是XX物业服务,如果有必要还可以告诉来电者这里的号码是XXXX”,切不可粗暴挂机。
  3、电话接听掌握规范:
  (1)左手持听筒、右手拿笔
  大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是在与客人进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录,这时就很不方便。因此,接电话时应尽量用左手拿听筒,右手写字,这样就可以轻松自如的达到与客人沟通的目的。
  (2)保持正确姿势
  接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。
  (3)复诵来电要点
  如果来电需要代为转达相关信息,在电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对来电人员单位、联系电话等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。
  (4)结束通话时一定要使用礼貌用语
  通话结束时,要对客人致谢:谢谢,欢迎致电或者再见,千万不要因为不直接面对业主而认为可以不用搭理他们。
  (5)让客户先挂机
  在打电话和接电话过程中要牢记让业主先挂机。因为一旦先挂断电话,对方一定会听到喀嗒的声音,这会让客人感到很不舒服。因此,在通话结束时,应该礼貌地等待客人先挂机,这时整个通话才算圆满结束。
  (6)当正在通电话,又碰上业主来访时,原则上应先招待来访业主,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话


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